Utalványkezelő szoftver környezet elvárt működése

1 Elvárások

1. A rendszer felhasználók számára 08-22 között legyen használható
2. Lehessen a felülete több nyelvű
3. Kezeljen szinte tetszés szerinti utalványokat pl. Tesco, Coop, stb.
4. Kezelje a területiséget, tehát váltáskor vegye figyelembe mint alapértelmezett szűkítés, hogy a közelben elérhető-e
5. Kezeljen olyan termékeket mint „Fradi bérlet”, „Fradi belépő jegy” illetve pl. színházjegy. Természetesen ezekhez is kell és lehet árfolyamot tenni.
6. Kezeljen „vételi” szándékot a Puebla utalványokra (Puebla - Agriacoop) értékhatártól függő ár. (pl.: más az ár 10 000 Ft és más 100 000. a sávok szabadon állíthatóak. Az utalványra ez beállítható, h vonatkozik-e.
7. Kezeljen „csere” szándékot
8. Legyen auditálható
9. Legyen naplózott
10. Lehessen monitorozni a látogatottságot, forgalmat, stb.
11. Működjön az aktuális Internet Explorer, Chrome és Firefox verziókkal

2 Működés (elképzelt)

2.1 Belső adat-feltöltés

2.1.1 Kibocsátók leírása

A kibocsájtó cégek megadása. Minimum egy azonosító és egy név kell. Ezt az adatot lehet használni az utalványok, termékek csoportosításához. Opcionálisan kell egy link ami a weboldalukra mutat

2.1.2 Utalványok, termékek leírása

Itt kell megadni az utalvány leírásához szükséges adatokat

• Pontos név
• Kibocsájtó
• Lehetséges címletek
• Azonosító felépítés
• kötelező-e a létezés ellenőrzés (azaz kell-e ellenőrizni az azonosítók ismertségét, ha az ügyfél felkínálja)
• Rendszerben kezelése engedélyezett (ezt címlet szinten is tudni kell tiltani, engedélyezni)
• Érvényesség kezdete
• Érvényesség vége

2.1.3 Előre beállított „árfolyamok”

Bármely két utalvány, termék közé irányfüggően lehet árfolyamot (szorzót) beállítani érvényességgel¹. Az érvényesség lehet:

• időponttól x db és vagy értékű kötésre,
• időponttól x időre,
• nem engedélyezett
• kézi ajánlat

2.1.4 Sablon feltöltés

A rendszer eseményeiről képes leveleket küldeni: Ezen levelek sablonjai itt tölthetőek fel. A rendszer képes kitöltött nyomtatványokat (ezek letölthetőek) készíteni pl. „kötjegy”.

2.2 Felhasználói felületek

2.2.1 Regisztráció

A felhasználó regisztrál. Az itt kötelezően megadandó adatok

• Név
  • Előtag (pl. dr. ifj. )
  • Vezetéknév
  • Keresztnév (1,2)
  • Utótag
• Bejelentkező név (felkínálja: előtag, vezetéknév, keresztnév, utótag – szükség szerint számmal)
• telefonszám
• Lakcím
  • irányítószám
  • település
  • utca
  • házszám
• e-mail cím

Az e-mail címre érkezik egy levél a linkkel mely véglegesíti a regisztrációt. A levélben szereplő linkre kattintás aktiválja a regisztrációt.

2.2.2 Jelszó változtatás

A régi jelszó megadása után az új jelszót kétszer kell megadni. Ha sikeres, akkor kiléptet és már az újjal lehet bejelentkezni. A jelszó változtatás tényéről levél megy.

2.2.3 Regisztráció törlés

Meg kell adni a jelszót. Levél megy linkkel. A linkre kattintás eredményezi a regisztráció „törlését”

2.2.4 Ajánlatkérés

• Az felhasználó meghatározza, hogy milyen utalványokat kíván cserére kínálni
  • beazonosítja az utalványt
  • ha kell (az utalvány igényli) megadja a sorszámokat
• A program, ha kell ellenőrzi a sorszámokat (forgalomban vannak-e)
• A program ellenőrzi, hogy ezek cserélhetőek-e
• Kiválasztja a cél utalványt vagy utalványokat
• Kiválasztja az átvételi helyet
• Kér ajánlatot

Vagy azonnal kap ajánlatot (mert van beállítva), vagy üzenetet kap, hogy az ajánlatot meg fogja (ez akkor van, ha kézi ajánlat adás van) kapni X időn belül. Az ajánlat megszületéséről megy e-mail.

Ha van ajánlat, annak van érvényessége, melyen belül elfogadható. Ha az érvényesség lejárt, nincs lehetőség az elfogadásra, az ajánlat megszűnt. Mind az elfogadásról, mind a lejáratról e-mail születik. Az ajánlat elfogadása esetén a „kötjegy” („kötjegy”-ek) letölthető.

A kiválasztott átvételi hely megerősíthető illetve megváltoztatható

2.2.5 Elfelejtett jelszó

Az felhasználói név és e-mail cím megadása után a program ellenőrzi az összeillőséget, majd küld egy levelet linkkel (a link érvényessége időben és felhasználásban korlátozott). A linken meg kell adni a felhasználói nevet, és ha stimmel, akkor az új jelszó megadható

2.2.6 GYIK

Gyakori kérdések. Itt a gyakran feltett kérdésekre találhatóak válaszok. Sima felhasználónak csak olvasható.

2.2.7 Ügyletek

Már belépéskor láthatóak a folyamatban levő ügyletek.

Lekérdezhetőek a lezárult (sikerrel, vagy sikertelenül) ügyletek. Letölthetőek a „kötjegy”-ek.

2.2.8 ÁSZF

Statikus szöveg. Karbantartható. Sima felhasználó számára csak olvasható. Bejelentkezés nélkül is elérhető

2.2.9 Rólunk

Statikus szöveg. Karbantartható. Sima felhasználó számára csak olvasható. Bejelentkezés nélkül is elérhető.

2.2.10 Kapcsolat

Adatok kiírva. Ha bejelentkezett felhasználó használja, akkor levél küldhető.

2.2.11 Események időzítése, értesítések

A webes felületen állíthatóak be esemény és a hozzájuk tartozó, találkozó időpontok. Létrejöttök, elmaradásuk jelezhető. A értesítő levél tartalmazza csatolva azt az állományt, mely segítségével naptárba beemelhető az esemény.

2.3 Kapcsolat más rendszerekkel

2.3.1 NAVI

A kapott tájékoztatás szerint Puebla által használt ügyviteli rendszer „NAVI” képes CSV-ben adatot adni arról, hogy mely utalványok (azonosító) mely cégnek (esetleg személynek) kerültek kiadásra.

Szintén innen várjuk azt is, hogy mely utalványok kerültek kivonásra / megsemmisítésre

Telefonon kapott információ szerint a NAVI adatbázisát kívánja elérhetővé tenni (MySQL) a Puebla, hogy az Utalványkezelő központ szoftvere onnan vegye ki a szükséges adatokat. -

2.3.2 Levelező szerver

Az Utalványkezelő központ szoftvere(i) a e-mail értesítéseket a konfigurációban megadott mail szerveren keresztül a konfigurációban beállított névvel küldi ki.

1Viszont NEM kezeli a szoftver azt, hogy „A” cserélhető „B”-re „B” cserélhető „C”-re, tehát „A” cserélhető „C”-re. TEHÁT Ha „A” cserélhető „C” azt közvetlenül kell megadni.

3 Adminisztrációs felület

3.1 Központi adminisztráció

3.2 Törzsadatkezelés

3.2.1 Iroda rögzítése, adatainak karbantartása

• Iroda tiltása illetve tiltás visszavonása.
• Irodához rögzítendő adatok?
  • Iroda neve
  • Iroda címe
  • Iroda postacíme
  • Iroda e-mail címe
  • Iroda elsődleges telefonszáma
  • További telefonszámok
• Irodavezető kijelölése (kötelező)
• Irodai alkalmazottak kezelése?
• jutalékok rendszere?

3.2.2 Céges ügyfél elő-regisztrációja

• A szerződéskötést követően a központ elő-regisztrálhat egy céges ügyfelet.
• Kötelező megadni e-mail címet.
• Kötelező vagy lehetséges megadni (később meghatározott) céges adatokat?
• Lehetséges megadni felelős irodát?
• Az elő-regisztrációt követően a megadott e-mail címre értesítést küld a rendszer a regisztrálás lehetőségéről.
  • A regisztrációs lehetőség X (paraméterezhető) napig tart.
  • A lejárt elő-regisztráció megújítható vagy törölhető.
    • Mindkét esetben e-mail értesítést küld a rendszer.

3.2.3 Céges ügyfél adatainak karbantartása

• Céges ügyfél azonosító és alap-adatainak rögzítése, karbantartása.
• A jövőben paraméterezhetővé kell tenni, hogy mely tulajdonságok kötelezőek illetve opcionálisak.
• Cég képviselőinek tiltása illetve tiltás visszavonása.
• Cég dolgozóinak tiltása illetve tiltás visszavonása.
• Csak regisztrált céges ügyfél adatai módosíthatóak?

3.2.4 Magánszemély adatainak karbantartása

• Magánszemély tiltása illetve tiltás visszavonása
• Személyes adatok karbantartása

3.2.5 Beváltóhely - rögzítés, karbantartás

• Név
• Postai cím
• Lánc/franchise

3.2.6 Pénznem

• Név
• Rövid név

3.2.7 ÁFA

• Név
• Kulcs
• Szorzó

3.2.8 Címlet

• Név
• Érték

3.2.9 Kibocsátó

• Név
• Lánc
• Postai cím

3.2.10 Utalványtípus

• Név
• Kibocsátó
• Lehetséges címletek
• Leírás
• Biztonsági leírás
• Kötelező azonosítók

3.2.11 Utalvány

• Sorszám
• Címlet
• Érvényesség
• Egyszer használatos?
• Kibocsátás dátuma

3.2.12 Sablon

* Név * Fájl

3.2.13 Árfolyammátrix

3.3 Funkciók

3.3.1 Árfolyamkezelés

3.3.2 Egyedi ajánlat

3.4 Irodai adminisztráció

3.4.1 Céges ügyfél elő-regisztrációja

3.4.2 Ügyletek kezelése

3.4.3 Havi kimutatás

3.5 Cég képviselője

3.5.1 Cég regisztrációja

• A szerződött céges ügyfél képviselője e-mail értesítést kap az általa megadott e-mail címre.
• Rákattint a kapott linkre.
• Megjelenik a regisztrációs űrlap (lásd: magánszemély regisztrációja).
  • Az űrlapon van "már regisztrált felhasználó vagyok" gomb, ekkor nem kell regisztrálni, beléphet.
• Belépés után a küldött link alapján kapott cég adatlapjára esik be.
  • Az első regisztrációs képernyőn le kellene hagyni a "mégsem" gombot.

3.5.2 Cég adatainak karbantartása

• Rövid név
• Teljes név (opcionális)
• Adószám
• Uniós adószám (opcionális)
• Cégjegyzékszám
• Számlázási postai címe
• Székhely postai címe
• Telephely postai címe (opcionális)

3.5.3 Dolgozók regisztrációja, karbantartása

• Létrehozható új személy az alapvető azonosító adatok megadásával
  • Név
  • E-mail cím
  • Pénzügyi azonosító
  • További kötelező adatok?
• A személy létrehozása nem jár felhasználói regisztrációval!
• A megadott e-mail címre értesítést küld a rendszer a regisztrálás lehetőségéről.

3.5.4 Rendelés

3.5.5 Lekérdezések, statisztikák

3.5.6 Hírek, értesítések

3.6 Magánszemély

3.6.1 Regisztráció

3.6.2 Saját adatok karbantartása

• E-mail cím
• Név
• Pénzügyi azonosító
• Születési név
• Születési dátum (opcionális)
  • Születési év?
• Születési hely (opcionális)
• Lakcím
• Telefonszám (opcionális)
• Behozó iroda (opcionális)

3.6.3 Nyilvántartott utalványaim és korábbi tranzakciók listája

• szöveg…

3.6.4 Tőzsdei tranzakciók kezelése

• • Felkínált és igényelt utalványok kiválasztása, ajánlat kérése

3.6.5 Találkozók

3.6.6 Hírek, értesítések

3.6.7 Adásvétel kezelése

4 Ügyletek, folyamatok és események

A rendszerbe a NAVI szoftverből kerülnek be a lehetséges (kezelhető) utalványok és onnan értesülünk a kivezetésről is.

A rendszeren belül magánszemélyek folyamatokat kezdeményezhetnek, amelyek eseményekből állnak. Az eseményekhez egy vagy több utalvány tartozik.

Lehetséges tranzakciók:

• NAVI információi alapján
  • utalvány elérhetővé kezelhetővé tétele a rendszer számára
  • utalvány elfogadásának tiltása tétele a rendszer számára
• magánszemély kezdeményezésére
  • ajánlat kérése
  • ügylet kezdeményezése a rendszerben nyilvántartott utalványok

5 Kiemelt kérdések, felvetések

5.1 1. kérdés: Kötelező tulajdonsága (azaz minden esetben ismert tulajdonsága) egy utalványnak az értéke?

Válasz: IGEN!

A kérdés az átváltási mátrix működésénél válik fontossá.

Az eddigiek alapján az alábbi egyszerű állításokkal írhatóak le az utalványok (természetesen az alábbi lista nem teljes körű):

• Utalvány-típus: például "PUEBLA sport-utalvány" vagy "TESCO étkezési utalvány".
• Címlet: rendelkezik egy mértékkel és egy mértékegységgel, például '100' és 'Ft'.
• Az utalvány-típusoknak vannak lehetséges címletei (például 100Ft, 500Ft, 1000Ft)
• Utalvány: egy konkrét, sorszámmal ellátott példány, melynek kötelező tulajdonsága a típusa és a címlete.

a) Átlátható kezelői felülettel megvalósítható, hogy utalvány-típusok között lehessen váltási arányt (váltószámot) megadni, de ez vet fel kérdéseket.

Tételezzünk fel 1:1-es váltószámot a példában szereplő két utalvány között, egyszerűen kalkulálható az átváltás. Nincs kérdés.

b) Összetettebb a helyzet, ha a címlet mértékegysége eltér, például színházjegy esetén elképzelhető '10 előadásos' vagy '1 évados' címlet.

Ha biztosan ismerjük az adott címlet értékét, az sokat segít, mert van közös mértékegységünk (például Ft).

Így mondjuk (továbbra is 1:1-es váltószámot feltételezve) egy 500Ft értékű 1 évados színházjegy utalványért 5 darab 100Ft-os étkezési utalványt kell adni.

c) Ha az érték nem ismert, az azt jelenti, hogy nem utalvány-típusonként, hanem címletenként kell a mátrixot feltölteni.

Ebben az esetben érték nélkül is egyértelműen váltható minden utalvány-pár (ami a mátrixba került), de egyrészt a váltások kérdését bonyolítja (kerekítések miatt), másrészt jelentősen több felhasználói munkát és hibalehetőséget jelent.

5.2 2. kérdés: Lehetséges-e és ha igen, akkor hogyan működjön a nem osztható címletek (illetve értékek) közti váltás?

Válasz: Mindig van 100-as címlet, úgyhogy ez nem lehet probléma.

Azaz, mi történjen, ha van 3x400Ft értékű utalványom, amit olyan utalványra szeretnék váltani, amiből csak 500Ft-os címlet van? Vagy van egy 1890Ft értékű színházi utalvány, de 2000Ft-os kulturális utalványom van?

Van erre bevált gyakorlat, illetve kialakult elképzelés?

5.3 Javaslat: legyen kötelező egy 'névleges érték' (mint a címlet értéke, amivel számol a program) és opcionálisan egy 'valós érték' ami megjelenik az ügyfélnek.

Válasz: javaslat elfogadva.