Felhasználói dokumentáció

A felület a www.utalvany-kezelo.hu címen érhető el.

Belépés az Utalványkezelő Központba

1. A belépéshez a felhasználónév és a jelszó megadását követően kattintson a Belépés gombra.
2. Elfelejtett jelszó esetén kérhet e-mail emlékeztetőt.
3. Ha még nem felhasználója az Utalványkezelő Központnak, akkor regisztráljon!

Sikeres belépést követően a Kezdőképernyő jelenik meg.

Regisztráció

A személyes adatok (család- és utónév, adóazonosító) megadását követően kell választani egy felhasználói nevet.

Az érvényes felhasználói név értékére vonatkozó szabályok:

• Az azonosító hossza 5 és 30 karakter közé kell essen.
• Tartalmaznia kell legalább két kisbetűt az angol ábécéből.
• A fehasználónév teljes egyésze állhat az angol ábécé kisbetűiből, nem kötelező nagy betűt, számot vagy speciális keraktert tartalmaznia!
• Ezen túl tartalmazhat nagy betűket, számjegyeket és legfeljebb 3 speciális karaktert (_-.*@).

Ezt követően adja meg az e-mail címét, ahova a rendszer a Regisztrációt megerősítő e-mailt és később az értesítéseket küldi.

Végül adja meg a telefonszámát, ahol az Utalványkezelő Központ munkatársai probléma esetén felvehetik Önnel a kapcsolatot.

Ezt követően a rendszer egy megerősítő e-mail üzenetet küld, az abban lévő linkre kattintva (a böngészőben) lehetővé válik regisztráció megerősítése:

Adja meg a jelszavát.

Az érvényes jelszóra vonatkozó szabályok:

• A jelszó hossza 6 és 60 karakter közé kell essen.
• Az angol ábécé legalább 2 kis betűjét és 2 nagy betűjét tartalmazzák.
• Legalább 1 számjegyet és legalább 1 speciális karaktert (_-.*@) tartalmazzanak.

A jelszó megadását követően abban az esetben tudja véglegesíteni a regisztrációt, ha elfogadja az Általános Szerződési Feltételeket.

Ugyanezen az oldalon lehetősége van kérni ingyenes utalvány mintát, amivel kipróbálhatja rendszerünket!

Amennyiben a megadott adatokban nincs hiba (egyező jelszó, elfogadott ÁSZF, érvényes regisztrációs kód) a Jelszó mentése gombra kattintva a Kezdőképernyő jelenik meg.

Jelszóemlékeztető

Jelszó-emlékeztető kéréséhez adja meg a adóazonosító jelét (pénzügyi azonosítóját), és az e-mail címét.

Ezt követően a rendszer egy e-mail üzenetet küld, az abban lévő linkre kattintva (a böngészőben) lehetővé válik a jelszó beállítása:

A jelszavak felépítésének szabályai megegyeznek a regisztrációnál leírtakkal.

Kezdőképernyő

1. A képernyő jobb felső sarkában megjelenik a bejelentkezett felhasználó neve és felhasználói neve.
2. Ezen az oldalon lehetséges az Ön tulajdonában lévő utalványok felvitele a rendszerbe.
3. A felvitt utalványokra ajánlatot kérhet.
4. Ugyaninnen érhető el a felület, ahol az érkező ajánlatokat kezelheti.
5. Az innen elérhető oldalak mindegyikéről a képernyő bal felső sarkában lévő 'Utalványkezelő Központ' feliratva kattintva erre az oldalra kerülhet vissza!

Az itt található dobozok alján található linkek használata normál esetben elég lehet a rendszer alapszintű használatához. A részletek, illetve a különleges esetek ismertetése az egyes modulok leírásánál olvasható.

Saját utalványok feltöltése

Az utalványokat úgynevezett csomagokba lehet feltölteni. A csomagok szerepe, hogy csomagonként lehet az utalványokra ajánlatot kérni. A csomagokra vonatkozó szabályok:

• Egy csomagba kerülhetnek eltérő utalványtípusok.
• Egy személy utalványai akárhány csomagba kerülhetnek.
• Egy - sorszámmal azonosított - utalvány egy időben csak egy csomagba kerülhet.

A feltöltött utalványcsomagok alapján ajánlatkérés kezdeményezhető.

Új utalványcsomag feltöltése

1. Új utalványcsomag feltöltéshez kattintson az Új utalványcsomag gombra:

1. Az Utalvány kibocsátó megadása linkre kattintva megkezdheti feltölteni az utalványai adatait.
2. A felvitt utalványok listája címletenként megjelenik a képernyő alján. Hibás felvitel esetén a lista szerkeszthető.
3. Az utalványcsomaghoz a későbbi azonosítás megkönnyítésének érdekében a képernyő jobb sarkában lévő szövegdoboz kitöltésével rövid megjegyzés vagy leírás rendelhető.
4. Az Utalvány felvitel ablak jobb alsó sarkában lévő mentés ikon a megadott tételt hozzáadja a lenti listához valamint menti a megjegyzést.
5. Az Utalványcsomag ablak jobb alsó sarkában lévő mentés ikon segítségével a megjegyzés önmagában is menthető.
6. Az Utalványcsomag ablak bal alsó sarkában lévő törlésgombra kattintva a teljes utalványcsomag törölhető! A rendszer törlés előtt megerősítést kér.

Befejezetlen utalványcsomagok módosítása vagy ellenőrzése

Piszkozat vagy hibás utalványcsomagok módosításához kattintson kezdőképernyőn a Felvitel doboz Befejezetlen utalványcsomagok linkjére.

A megjelenő listából válassza ki módosítani (vagy ellenőrizni) kívánt utalványcsomagot.

A lista jobb felső sarkában megjelenik a listázott elemek száma.

A lista tételei az alábbi információkat tartalmazzák:

1. Az utalványcsomag belső azonosítója (például hibajelentéshez vagy egyéb ügyfélszolgálati jelentés esetén lehet hasznos).
2. Az utalványcsomag értéke.
3. A megjegyzés szövege (ha volt).
4. Az utalványcsomag létrehozásának időpontja.

A módosítás az Utalványok adatainak feltöltése és az Utalványok adatainak módosítása pontokban leírtak szerint lehetséges.

Az utalványcsomag ellenőrzése az Utalványcsomagok Ellenőrzött pontban leírtak szerint lehetséges.

Ellenőrzött utalványcsomagok listázása, módosítása

Ellenőrzött (és helyesnek talált) utalványcsomagok megtekintéséhez kattintson kezdőképernyőn a Felvitel doboz Ellenőrzött utalványcsomagok linkjére.

A megjelenő listából válassza ki megtekinteni (vagy módosítani) kívánt utalványcsomagot.

A lista jobb felső sarkában megjelenik a listázott elemek száma.

A lista tételei az alábbi információkat tartalmazzák:

1. Az utalványcsomag belső azonosítója (például hibajelentéshez vagy egyéb ügyfélszolgálati jelentés esetén lehet hasznos).
2. Az utalványcsomag értéke.
3. A megjegyzés szövege (ha volt).
4. Az utalványcsomag létrehozásának időpontja.

A módosítás az Utalványok adatainak feltöltése és az Utalványok adatainak módosítása pontokban leírtak szerint lehetséges.

A kezdőképernyőre való visszatéréshez kattintson a képernyő bal felső sarkában látható Utalványkezelő Központ feliratra!

Törölt utalványcsomagok megtekintése

A korábban törölt utalványcsomagok listázásához kattintson a kezdőképernyőn az Felvitel doboz Törölt utalványcsomagok linkjére.

A törölt utalványcsomagok szerkeszthetőek, ezáltal újra-aktiválhatja és ajánlatkérésre használhatja azokat (törlés visszavonása).

Utalványok adatainak feltöltése

A feltöltés megkezdéséhez kattintson az (1) Utalvány kibocsátó megadása linkre.

Válassza ki a kibocsátót.

Válassza ki az utalványtípust.

Válassza ki a címletet.

Adja meg a kezdősorszámot, majd az utolsó sorszámot (vagy a darabszámot), végül az utalványok lejártának dátumát. Végül kattintson a Befejezés gombra.

A felvitt utalványok rögzítéséhez kattintson a (1) mentés ikonra!

Utalványok adatainak módosítása

Hibás felvitel esetén a lista tételei címletenként törölhetőek a lista elemeinél megjelenő (1) kuka ikon segítségével.

Utalványcsomagok ellenőrzése

Az ellenőrzés kezdeményezése felvitelkor vagy módosításkor a csomagban szereplő tételek folsorolásának alján, az Ellenőrzés gombra kattintva lehetséges.

Amennyiben az ellenőrzés hibát talál, úgy a hibalista megjelenik a képernyőn. A lehetséges hibák:

• lejárt érvényességű utalvány: A megadott sorszámok között van lejárt érvényességű sorszám.
• érvénytelen (kivont) utalvány: A megadott sorszámok között van érvénytelen (forgalomból kivont) sorszám.
• felhasznált utalvány: A megadott utalványokat a felhasználó már szerepelteti (másik) ajánlatkérésben.

Hiba esetén az utalványcsomag módosítását követően ismét lehetséges az ellenőrzés futtatása.

Az ellenőrzés sikere esetén a csomag átkerül az ellenőrzött utalványcsomagok közé.

Ajánlatkérések létrehozása

A feltöltött utalványcsomagok alapján úgynevezett ajánlatkérés kezdeményezhető.

Az ajánlatkérés során ki kell választani egy utalványcsomagot az ellenőrzött (helyes) utalványcsomagok közül, és meg kell adni a kért utalványtípust, amire a csomagban szereplő utalványokat cserélni szeretné. Egy utalványcsomag egy időben csak egy ajánlatkérésben szerepelhet!

Amennyiben egy utalványcsomagot szeretne másik ajánlatkérésben szerepeltetni, törölje az ajánlatkérést és hozzon létre egy újat.

Az ajánlatkérés létrehozásához kattintson az Új ajánlatkérés gombra!

Válassza ki az utalványcsomagot!

A megjelenő képernyőn alul láthatóak a kiválasztott utalványcsomag részletei. Ha nem a megfelelő utalványcsomagot választotta, a képernyő bal felső sarkában található Utalványkezelő Központ feliratra kattintva visszatérhet a Kezdőképernyőre és újra kezdheti a folyamatot.

A folytatáshoz kattintson az Utalvány kibocsátó megadása linkre.

Válassza ki a kibocsátót.

Válassza ki az utalványtípust.

Válassza ki az irodát.

Az Előrejelzés gombra kattintva kérheti a rendszertől, hogy a korábbi hasonló (sikeres) utalványcserék alapján kalkuláljon egy várható váltási arányt. Az előrejelzés csak tájékoztató jellegű, az ajánlatadókat nem kötelezi semmire (a kapott ajánlat ettől eltérhet).

Az Ajánlatkérés gombra kattintva véglegesítheti az ajánlatkérést.

A kezdőképernyőre való visszatéréshez kattintson a képernyő bal felső sarkában látható Utalványkezelő Központ feliratra!

Ajánlat nélküli kérések listázása, kérés visszavonása

A megjelenő listából válassza ki a kért ajánlatkérést.

Az kuka ikon segítségével az ajánlatkérés visszavonható, így az érintett utalványcsomaggal új ajánlatkérés indítható.

Nyitott kérések

A menüpontban mindazon aktív kérések listázhatóak, amelyekhez tartozik aktív ajánlat.

Lezárt ajánlatkérések

Itt a sikerrel lezárt (elfogadott és lezárt ajánlattal rendelkező) ajánlatkérések listázhatóak.

Kapott ajánlatok kezelése

A harmadik ablakban a (saját) ajánlatkérésre érkező ajánlatok kezelésére van lehetőség.

Az Összes ajánlat gombra kattintva megjelenik a saját ajánlatkérések listája (szám mutatja az érkezett ajánlatok számát).

A kérés kiválasztását követően pedig a kérésre érkezett ajánlatok.

1. A megjelenő felületen látható a kért utalványtípus (és a preferált iroda).
2. A felajánlott utalványaim listája.
3. A kapott ajánlatok listája.
4. A kapott ajánlat elutasítható…
5. vagy elfogadható.

Ajánlat elfogadása esetén az összes többi ajánlat elutasításra kerül.

Az elfogadott és elutasított ajánlattevők e-mail értesítést kapnak az eseményről.

Nyitott kérésekre kapott ajánlatok

A listában csak azok az ajánlatkérések jelennek meg, amire van ajánlat, de a lista nem tartalmazza a hamarosan lejáró ajánlat-kéréseket. (Az Utalványkezelő Központ Általános Szerződési Feltételei szerint az ajánlatkérések egy meghatározott idő múlva lejárnak, illetve elévülnek.)

Hamarosan lejáró kérésekre kapott ajánlatok

Az Utalványkezelő Központ Általános Szerződési Feltételei szerint az ajánlatkérések egy meghatározott idő múlva lejárnak, illetve elévülnek.

A listában azok az ajánlatkérések jelennek meg, amire van ajánlat és hamarosan lejárnak.

Folyamatban lévő ügyletek

A lista az elfogadott ajánlattal rendelkező, de mindkét fél által még nem lezárt ajánlat-kéréseket tartalmazza.

Ajánlatkérés lezárása

Az elfogadott ajánlatkérést az utalványok cseréjét követően mindkét félnek le kell zárnia. Amíg nincs mindkét fél által lezárva, addig a Folyamatban lévő ügyek listájában megtekinthetőek.

Az ajánlatkérések a mindkét oldali lezárást követően az Ajánlatkérés doboz Lezárt ajánlatkérések című listájában megtekinthetőek.

Az ajánlatkérő a Lezárás gombra kattintva lezárhatja az ajánlatkérést.

Amennyiben olyan probléma merült fel az utalványok cseréje közben, ami a sikeres lezárást nem teszi lehetővé, úgy az a Jelentés gombra kattintva megírható az Utalványkezelő Központ munkatársainak.

Felhasználó adatlapjának megtekintése

A képernyő jobb felső sarkában a felhasználó neve fölé tolva a kurzort a megjelenő legördülő menüből válassza az Adatlap menüpontot.

Kilépés

A képernyő jobb felső sarkában a felhasználó neve fölé tolva a kurzort a megjelenő legördülő menüből a Kilépés menüpontra kattintva megszakítja a munkamenetet és kilép a rendszerből.